Hoje vou falar de uma profissão que tem crescido e se transformado bastante, ou seja, vamos falar a respeito do perfil do profissional de secretariado. Antes de mais nada, quero falar da evolução desta profissão e dizer que hoje em dia existe profissionais de secretariado que atuam como CNPJ.
Contudo, isso significa que muitas profissionais que trabalhavam como secretárias executivas registradas como CLT estão abrindo suas próprias empresas. A modernidade desta profissão trouxe a possibilidade de poder executar as tarefas remotamente. O trabalho se torna mais robusto para várias companhias diferentes. Isso é um grande benefício para nós profissionais desta área. Assim também podemos atender mais clientes ao mesmo tempo. Controlar nosso próprio tempo é muito bom e gera mais criatividade. A profissão se transformou para a profissão de “Secretária Remoto.” Pois bem, a faculdade de Secretariado Executivo foi justamente a qual me graduei bacharel. Tenho bastante experiência nessa área e muito amor por ela também S2. No inicio foi difícil me adaptar, mas agora já estou bem acostumada. Logo mais falarei desta nova modalidade da profissão. Vamos falar sobre as atribuições do profissional de secretariado.
O novo perfil do profissional de Secretariado Executivo
O que alguns dos guias profissionais dizem por aí, é que o profissional de secretariado atua somente em escritórios assessorando executivos. O que é uma descrição bastante limitada. Na verdade, o profissional pode atuar em vários tipos ambientes e não somente “escritórios”. O Secretário trabalha sempre ao lado dos gestores e são profissionais estratégicos. Fazemos muito mais que facilitar e ajudar. O Secretário(a) pode também substituir o líder quando for necessário. Além de muitas tarefas operacionais, ele é uma peça fundamental que vem ganhando posições de destaque. Aquela ideia de que o secretário ou secretaria era aquele profissional que “agenda reuniões e atende telefone” é arcaica.
O secretário(a) é muito diferente de recepcionista ou analista / assistente administrativo. É importante frisar que ele atua principalmente no levantamento de dados, elaboração de documentos, apresentações, tratamento de dados, cartas oficiais, dentre outros. Ele representa seu líder em reuniões e apresentações externas. Trabalha com a elaboração de pauta, atas de reuniões ou até mesmo conduz as reuniões internas. Monta documentos para apresentações mais dinâmicas de acordo com relatórios gerados. o skill de Excel, Word e Power Point por exemplo, ao menos no nível intermediário é extremamente importante e conhecimento em montagem de Dashboards para conseguir fazer um relatório bem completo, elaborar todos os documentos de forma profissional com normas de ABNT. No trabalho é possível efetuar a distribuição de tarefas para seus auxiliares. Mantém contatos importantes entre executivos da mesma ou outras companhias. Recebe e protocola documentos e correspondências. Controla o budget da área e estabelece a rotina de trabalho diária dos líderes da empresa.
Planejamento e Organização são palavras importantes nesta profissão e principalmente espírito de liderança. Noções em gerenciamento de projetos, profissionais e eventos. Controle de agenda eletrônica trabalhando com sincronia nas organizações de reuniões, leitura e redigir e-mails geralmente se usa o Microsoft Outlook profissional para empresas que é muito mais avançado e o profissional consegue trabalhar com várias agendas ao mesmo tempo. O Secretário também organiza palestras, workshops e conferências, atua ajudando os assessores e faz o relatório de conclusão do evento. Trabalha gerenciando a equipe de secretárias auxiliares ou recepcionistas e avalia o atendimento e recebimento de clientes, fornecedores, etc. Secretário(a) executivo tem a função ao lado da liderança executiva, organizando seus compromissos acompanhamento nas viagens e dependendo da qualificação do profissional como interprete traduzindo falas entre pessoas que não falam a mesma língua e então o domínio em línguas estrangeiras é também importante.
Geralmente o profissional atua também na tradução de documentações em idiomas estrangeiros. Dentre outras atividades é possível atuar no controle chamados e abertura de tickets de TI da área solicitante, participação de projetos na orientação de alterações, adequações e novas adaptações, e com testes e homologações de sistemas como usuário para ajudar os colegas da área e mostrar suas observações aos gestores. Reservas de hotéis, carros, hospedagens e todo planejamento de viagens corporativas também é uma das funções do secretário(a). O profissional também pode ficar responsável por prestar atendimento e suporte aos auditores internos.
Aqui no Brasil a profissão é regulamentada e o profissional de Secretariado, além de diploma em uma instituição de ensino credenciada pelo MEC, deve obter um registro junto ao SRTE (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego).
Atualmente o profissional de Secretariado Executivo é considerado como:
- Gestor de Informações: atua como multiplicador e ao mesmo tempo na “filtragem” de informações. Assim o profissional pode garantir a qualidade nas comunicações garantindo que somente assuntos mais relevantes ou até mesmo os problemas mais sérios sejam levados para o executivo e preferencialmente já trazendo a estratégia na solução.
- Conector de pessoas: esse profissional tem papel de atuar na intermediação em todas as áreas. Conduz os encontros e conexões entre os profissionais da mesma empresa ou até mesmo profissionais externos.
- Parceiro estratégico: atua como conselheiro de grandes líderes executivos com participação direta ou indiretamente nos processos decisórios. Possui uma agenda extensa com lista de nomes importantes para relacionamentos estratégicos. Atua nas tomadas de decisões e substituição dos líderes quando necessário e com foco nos objetivos estratégicos da empresa a fim de intensificar a sinergia de trabalho.
- Facilitador de processos: atua não só como facilitador da vida dos gestores gerenciando os processos internos através de uma visão sistêmica e fluxo de seus processos, missão, valores, objetivos e planejamento estratégico a fim de contribuir com os resultados e com a qualidade do serviço. É fundamental que o secretário executivo gerencie a sua própria rotina de processos assim como também de seus líderes e auxiliares e como instrumento de trabalho utilizando como seu aliado o checklist e sempre com transparência e com follow-up constante para manter sempre a otimização do tempo trazendo e se atualizando com técnicas eficientes que economize o próprio tempo e o tempo do executivo.
- Gestor de recursos: o profissional coordena também os controles administrativos como por exemplo: fluxo de caixa, controle de material, abertura e controle de tickets de TI (Tecnologia da Informação), dentre outros recursos. Fica a responsabilidade do profissional a supervisão o gerenciamento da copa, da expedição, gráfica, recepção, materiais de escritórios e almoxarifado.
- Multiprofissional: por exercer “mil e umas tarefas” e ao mesmo tempo em múltiplos segmentos. É uma das poucas profissões que tem capacidade de atuar em quaisquer segmentos por sua versatilidade. Vivemos no tempo das “multifuncionais/ multis”. O skill da multitarefa, multifuncionalidade, multiexperiência e da multicapacidade em função das rápidas mudanças e adaptações no mercado de trabalho, o que acaba se tornando uma vantagem competitiva para o profissional. A secretária(o) vem cada vez mais assumindo responsabilidades importantes por trabalhar em conjunto com a autarquia administrativa das empresas, ou seja, no setor estratégico de acordo com a pirâmide estrutural das organizações.
Níveis hierárquicos:
- Júnior: quando ainda é principiante;
- Sênior: quando já possui de dois a três anos de experiência;
- Executivo (a): nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência.
Dicas de Skills básicos e fundamentais da profissão:
- Planejamento
- Organização
- Controle
- Coordenação
- Liderança
- Negociação
- Comunicação interna
- Domínio em línguas estrangeiras
- Gerenciamento de pessoas
- Gestão de recursos
- Fluxo e Processos
- SAP (Algumas empresas usam SAP para efetuar a compra de materiais de escritórios)
- Microsoft Office: Power Point (apresentações), Excel (planilhas, gerenciamento de dados e relatórios), Word (documentos e cartas), Outlook (agenda, e-mails e convites eletrônicos), OneNote(planner executivo eletrônico, listas, check-lists e caderno eletrônico).
- Planejamento e organização em eventos corporativos
Para quem quiser saber onde eu estudei, fiz minha graduação bacharel (que na minha opinião e uma das melhores universidades daqui do abc paulista): UNIVERSIDADE METODISTA DE SÃO PAULO *Clique aqui para visitar a página do curso de Secretariado Executivo!
E aí, gostaram? Posso falar também de outras profissões que atuei ou que tenho conhecimento aqui para vocês. O que acham? Eu tenho certeza que ainda vou voltar a falar muito sobre Secretariado Executivo, pois essa área é bem ampla e dependendo do campo de atuação da empresa existe alguns requisitos e conhecimentos específicos necessários e acho muito importante abordar, pois isso ajudará o secretário(a) escolher melhor qual campo desta atuação que deseja atuar como por exemplo órgão público, setor privado, etc.
Abraços e até o próximo post!
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